İş protokolü: özellikleri, ne için, örnekler

İş protokolü, bir şirketin uyum için kabul ettiği bir dizi sosyal ve resmi standarttır. Görevi, şirketin tüm üyelerinin eylemlerini yöneten davranış kuralları ve sınırlarını belirlemektir.

Normalde bir el kitabında veya belgede bulunan bu normatif yapı, genellikle şirketin iç ve dış davranışını düzenler. Şirketin organizasyon kültüründe belirlenmiş bir davranış kurallarıdır.

İş protokolü, şirketin farklı çalışma seviyeleri ile bunun dışında olması gereken iletişim kriterleri arasında bir arada bulunma kurallarını belirler.

İş protokolleri, bir şirketin yürüttüğü eylemlerin planlanması, geliştirilmesi ve kontrolü için izlenmesi gereken kuralları ve adımları karşılar. Bu kurallar devlet tarafından belirlenen kuralları içerebilir.

Bir iş protokolünün bir örneği, bir sekreterin telefon görüşmesine samimi bir şekilde yanıt verme şeklidir. Ayrıca, bir nakliye firmasının şoförünün saygılı muamelesi havaalanına bir yolcu alırken.

İşletme protokolünün özellikleri

İş protokolünün özelliklerini göstermeden önce, içeriğini daha iyi tanımlamak için terimin kaynağı açıkça belirtilmelidir.

Protokol, anlamı “bir şeyden önce geçen ” ve “bir şeyi yapıştırma ya da yapıştırma eylemi anlamına gelen“ kollos ”olan Latinceprotos ”dan gelir.

İspanyol Dili Kraliyet Akademisi'nin anlamlarından birindeki sözlük, onu " kurallar veya törenler ve resmi veya önemli eylemler için gelenek tarafından belirlenmiş kurallar " olarak tanımlamaktadır .

Bir protokol, bir şirket veya kurumda uyulması gereken davranış standartlarının bir tanımıdır. Bir eylemi gerçekleştirmek veya belirli bir durumda yapılması gereken davranış kurallarını ve prosedürlerini açıklar.

İş protokolü, müşterilere şirketin özünü iletmelidir, bu yüzden felsefesinin ve imajının bir parçasıdır. Farklı protokol türleri vardır: iş, dini, resmi, spor, sosyal, vb.

İyi bir iş protokolünün özellikleri

1- Yasalarla düzenlenmiş değildir, ancak şirket içinde üyeleri tarafından kesinlikle uyumludur.

2- Pratiktir, çünkü şirkette meydana gelen alışılmış durumları düzenler. Bu şekilde, emek gözlemi olmaksızın banal bir belge olması önlenir.

3- Her iş durumu için davranış kuralları belirlediği için organizasyonun tüm üyelerine erişilebilir .

4- Anlaşılır bir durumdur , çünkü açık bir dille yazılmış olmalıdır , böylece şirketin tüm çalışanları mazeretsiz olarak özümseyebilir ve bunlara uymayabilir.

5- Esnek, çünkü prensip olarak belirlenmiş kurallar kriz zamanlarında bile şirketin her durumuna göre uyarlanmalı. Fakat aynı zamanda zamanla değişebilir ve değişikliklere uyum sağlayabileceklerinden.

İş protokolü ne için?

Davranış kurallarını belirle

Bir şirket içindeki davranış kurallarını bir protokol el kitabında ayarlamak, üyelerinin davranışlarını düzenlemeye ve örgüt kültürünü oluşturmaya yarar.

Protokol olmadan, iş ilişkileri ve şirket ile müşteriler arasındaki iletişim tamamen kaos olur. Hiyerarşilere saygı duyulmayacak ve bir davranış kuralının bulunmaması, sürekli saygısızlığa ve iç çatışmalara neden olacaktır.

Bir iş protokolü olmayan hiyerarşik düzen, şirketin organizasyon yapısını değiştirerek yerine getirilemedi.

Sosyal aktiviteler için rehber

Etikete göre, şirket için önemli olan sosyal faaliyetlerin organizasyonu ve gerçekleştirilmesi için de protokol gereklidir.

Protokol, çalışanların arasında ve ortaklarıyla şirketin prestijini güçlendirmeye yardımcı olur: müşteriler, hissedarlar, tedarikçiler, makamlar, vb.

Kurumsal imajı oluşturmak

Şirket üyelerinin kurumsal imajının bir parçasıdır, çünkü şirket üyelerinin olumlu eylemlerini yönlendirir ve yönlendirir. Bir şirketin imajı sadece sağladığı ürün veya hizmete bağlı değildir; ama bunun etrafında dönen öğelerin toplamından.

Protokol şirketler için faydalı ve gerekli çünkü insan ilişkilerini geliştirmeye katkıda bulunuyor ve kurumsal imajlarını pekiştiriyor. Kuruluşun tüm alanlarına yayıldığında, sağlıklı ve uyumlu bir çalışma ortamı elde edilmesine yardımcı olur.

Şirket kültürünü yarat

Ayrıca, işçileri ve yöneticileri örgütsel hedeflerle entegrasyon ve işbirliği yapma ihtiyacı konusunda eğiterek iş ve iş kültürü yaratır. Ayrıca, şirket temsilcilerinin ortakları ve müşterileriyle ilişkilerini yönlendirmede yardımcı olur.

İş protokolü örnekleri

İş protokolü, iş organizasyonunda etkinlikler düzenlemek için oluşturulan prosedürleri kapsar: toplantılar, ziyaretler, konferanslar, müzakereler, protokol etkinlikleri, vb.

Ancak aynı zamanda organizasyon üyeleri ile müşteriler arasında iletişim kurma (iç iletişim) ve ilgili (dış iletişim) yöntemlerini de içerir. Bu, bir telefon görüşmesinin cevaplanmasından, üniforma giymenin veya giyinmenin tarzını içerir.

Aynı şekilde, bir mektup veya e-postanın yazı stilini ve şirketin kurumsal imajını güçlendirmek için gerekli tüm unsurları içerir.

İş protokolünün bir örneği, bir telefon görüşmesinin alınmasıdır. Cevaplama, selamlama ve sunma şeklinde, bütün bir iş kültürü vardır. Bu nedenle, işletme veya marka imajıyla yakından ilişkili bir unsurdur.

Telefon görüşmesinde protokol

- Günaydın Bay / Bayan

- Ben Judith, nasıl yardımcı olabilirim / hizmet edebilirim?

- Davanızı gözden geçireceğim, lütfen geri çekilmeyin.

- Aradığın için teşekkürler, hizmetinizdeyiz.

- İyi günler Sr / Sra.

Sunum, tebrik ve veda protokolü

  • Tebrik ederken ayağa kalk.
  • İncelik ile el sallayın ve gülümse.
  • Öpücüklerden ve etkili kucaklaşmalardan kaçının.
  • Konuşurken gözdeki kişiye bakın.
  • Tuteo ve konuşma terimleri kullanmaktan kaçının.
  • Anlaşmada samimi ve nazik olun.
  • Biliyorsa kişiyi adıyla aramaya çalış.
  • Aşırı güvenden kaçının.
  • Kendiniz ve kişisel yaşamınız hakkında çok fazla konuşmaktan kaçının.

Giyim protokolü

  • Uygunsuz giysiler kullanmayın veya çok fazla dikkat çekmeyin.
  • Kişiliğinizi tamamlayan yardımcı giysiler kullanın.
  • Uygun giysi bedenleri kullanın.
  • Kravat / ceket / etek / bluz ile giydirin.
  • Erkekler uygun şekilde tıraş olmalı ve fiziksel görünümlerine dikkat etmelidir.
  • Kadınlar düzgün makyaj yaptılar.
  • Ellerinizi ve tırnaklarınızı temiz tutun ve dikkat edin.
  • Parfüm veya gizli losyonlar kullanın.