Düzenli Kanal: İçerisinde, Tipleri ve Örneklerinde
Düzenli boru, bir kuruluştaki kişilerin hükümleri, siparişleri, istekleri, sloganları, talepleri ve raporları iletmek için iletişim kurduğu araçlardır. Farklı görevleri tamamlamak için hangi kanalların kullanıldığı iyi düşünülmelidir: uygun olmayan bir kanal kullanmak olumsuz sonuçlar doğurabilir.
Karmaşık mesajlar netliği sağlamak için etkileşimi kolaylaştıran düzenli, daha zengin kanallar gerektirir. İletişim olarak bilinen bu ağda, bir yönetici bir bağlantı haline gelir. Kararlar ve siparişler, yöneticinin iletişim ağındaki konumuna bağlı olarak yukarı, aşağı veya yanlara doğru akar.
İyi bir yönetici, çalışanlarına verimli bir şekilde ilham vermeli, onları yönlendirmeli ve organize etmelidir; bunun için en iyi araçlar konuşulan ve yazılı kelimedir. İyi bir bilgi akışı olması ve bir yöneticinin çalışanlarını yönetmesi için etkin bir düzenli kanal olması gerekir.
Nelerden oluşur?
Bir organizasyonda, bilgi yukarı, aşağı ve yanlara doğru akar. Bu bilgi akışı iletişim olarak bilinir. Düzenli kanallar, bu bilgilerin organizasyon içinde ve diğer organizasyonlarla nasıl aktığını ifade eder.
İletişim sürecinin önemli bir unsuru, yönetim ve çalışanlar arasındaki geri bildirim mekanizmasıdır.
Bu mekanizma ile çalışanlar yöneticileri eldeki görevi anladıkları konusunda bilgilendirir. Öte yandan, yöneticiler çalışanlara çalışmaları hakkında görüş bildirmektedir.
önem
Normal kanaldaki bir mola verimsiz bir bilgi akışına yol açar: çalışanlar şirketin onlardan ne beklediğini bilmezler, şirkette neler olduğu hakkında bilgilendirilmezler.
Bu, şirketteki herhangi bir değişikliğin nedenlerinden şüphelenmelerini sağlayacaktır. Ayrıca, etkili iletişim olmadan, çalışanlar kararlarını ve üretkenliklerini etkileyerek departmanlarını şirketten daha fazla destekleyici olurlar.
Sonunda, bu aynı zamanda kurumun genel hedeflerine de zarar vermektedir. Bu nedenle, bir kuruluşun etkili bir şekilde çalışması için, iyi bir yöneticinin çalışanlarından kendilerinden beklenenleri iletebilmesi gerekir.
Ayrıca çalışanların şirketin politikalarından ve gelecekteki değişikliklerden haberdar olmalarını sağlamalısınız.
Bu nedenle yöneticiler, kurumun düzgün çalışmasını sağlamak için işçilerin verimliliğini optimize etmek için etkili bir düzenli kanal uygulamalıdır.
tip
Resmi düzenli kanallar
Resmi bir düzenli boru, bir kurumun amaçları, politikaları ve prosedürleri gibi bilgileri iletir. Bu tip normal borudaki mesajlar bir emir komuta zincirini takip eder.
Bu, bilginin bir yöneticiden astlarına aktığı anlamına gelir ve sırayla bilgileri bir sonraki personel seviyesine iletir.
Gayri resmi düzenli borular
Resmi bir çalışma ortamında her zaman gayri resmi bir iletişim ağı vardır. Sıkı hiyerarşik resmi iletişim ağı kendi başına verimli bir şekilde çalışamaz. Bu nedenle, bu ağın dışında başka bir normal kanal var.
Her ne kadar bu tür normal kanallar, komut zincirini kesintiye uğratabilse de, iyi bir yönetici, resmi resmi ve gayri resmi kanallar arasında iyi bir denge bulmalıdır.
Resmi olmayan normal kanallar
Bazen bir organizasyon içinde gerçekleşen iletişim kişilerarasıdır. Toplantı tutanakları çalışanlar arasında tartışma konusu olabilirken, spor, politika ve televizyon programları da konuşmalarının bir parçası.
Bir organizasyondaki gayri resmi normal boru bir "kulüp" gibidir. Dedikodular dolaşan kulüpten geçer. Kulübün katılımcıları, kuruluş dışındaki arkadaşlıklara dönüşen gruplar oluşturur.
Kulüpte dolaşan bilgiler çok abartılı ve çalışanlar için gereksiz alarm neden olabilir. İyi bir yönetici, bu normal gayri resmi kanalda dolaşan bilgilere erişebilmeli ve yanlış bilgilerin akmasını önlemek için olumlu adımlar atmalıdır.
Yüz yüze
Yüz yüze veya kişisel iletişim, bir organizasyon içinde kullanılabilecek en etkili düzenli kanallardan biridir.
Fiziksel varlığı, ses tonu ve yüz ifadeleri bir mesajın alıcılarına daha iyi yorumlamaları için yardımcı olur.
Bu, karmaşık veya duygusal olarak yüklenen mesajlarda kullanılacak en iyi kanaldır. Herhangi bir belirsizliği ortadan kaldırmak için hoparlör ile alıcılar arasındaki etkileşimi sağlar.
Telefon iletişimi
Özel bir veya daha karmaşık bir mesajın bir bireye veya küçük bir gruba iletilmesi gerektiğinde, normal bir telefon iletişim kanalı kullanılmalıdır.
Bir kuruluş içindeki bazı insanlar, yüz yüze bir toplantıyı koordine etme zamanını ve çabasını korumak için bu kanalı kullanmayı seçebilir.
Elektronik iletişim
Düzenli elektronik iletişim kanalları, elektronik posta, İnternet, intranet ve sosyal ağların platformlarını kapsar.
Daha az kişisel bir iletişim yöntemidir ancak etkilidir. Bu kablo kanalı kullanılırken, mesajların net bir şekilde oluşturulmasına ve özellikle özel olarak gerekmedikçe alay ve içgüdü kullanılmamasına dikkat edilmelidir.
Yazılı mesajlar
Etkileşim gerektirmeyen bir mesaj bir çalışana veya gruba iletilecekse yazılı iletişim kullanılmalıdır.
Politikalar, mektuplar, notlar, kılavuzlar, uyarılar, bildirimler ve reklamlar, bu normal kanal için iyi sonuç veren mesajlardır.
Örnekler
- Resmi bir resmi kanal örneği, hem çalışanlara hem de müşterilere şirketin hedefleri ve vizyonu hakkında net bir fikir veren bir bültendir.
- Komuta zincirinde programlanan bilgilerin hatıra, rapor, talimat ve toplantılarla iletilmesi aynı zamanda resmi düzenli kanallardır.
- Resmi düzenli kanallar bir iş planı, müşteri memnuniyeti anketi, yıllık raporlar, gözden geçirme toplantılarıdır.
- Gayri resmi bir düzenli kanala bir örnek, kafeteryada veya organizasyonun kantinde öğle yemeği zamanıdır. Burada, rahat bir ortamda, çalışanlar arasında tartışmalar teşvik edilir.
- Fabrika ve ofislerden geçen, çalışanların sorularını yanıtlamak için arkadaşça bir tutum benimseyen yöneticiler de düzenli gayri resmi kanallara örnektir.
- Kalite çemberleri, takım çalışması ve farklı eğitim programları komuta zincirinin dışında; bu nedenle, gayri resmi normal kanallar kategorisine girerler.
- Çalışanlar arasındaki sosyal toplantılar, resmi olmayan gayri resmi kanallara örnektir.
