Temel Sıfır Bütçe: Özellikleri, Nasıl Yapılır, Avantajları

Sıfır temelli bütçe, tüm harcamaların her yeni dönem için gerekçelendirilmesi gereken bir bütçe yöntemi veya işlemidir. Sıfır temelli bütçe süreci, bir kurum içindeki her bir fonksiyonu, ihtiyaçlarını ve maliyetlerini belirlemek için analiz ederek “sıfır tabandan” başlatır.

Her bütçenin bir öncekinden daha yüksek veya düşük olmasına bakılmaksızın, bir önceki yılın bütçesi kullanılmadan verimlilik ve gelecek dönem için gerekli olan fonlar ayrılarak bütçeler oluşturulur.

Sıfır temelli bütçe, bütçe sürecindeki üst düzey stratejik hedeflerin uygulanmasına olanak tanır, bunları maliyetlerin önce gruplandırılabileceği ve daha sonra önceki sonuçlara ve mevcut beklentilere göre ölçülebileceği organizasyonun belirli fonksiyonel alanlarına bağlanabilir.

Sıfır temelli bütçe, önceki dönem bütçesindeki genel artış veya azalışlardan kaçınarak maliyetleri azaltmaya yardımcı olabilir. Ancak, geleneksel maliyet temelli bütçeden çok daha uzun süren yavaş bir işlemdir.

özellikleri

Geçmişte, şirketler yalnızca bazı belirli şeylere baktılar ve her şeyin zaten var olduğunu ve tekrar doğrulamaları gerekmediğini varsaydılar. Ancak, sıfır temel bütçede bütçelenecek her şey onaylanmalıdır.

Bu tür bir bütçe, bütçe yapabilmek için bir onay gerektirdiğinden, bütçelerin sıfır bazdan başlaması ve her yıl yapılan her şey hakkında yeni bir karar alınması anlamına gelir.

Temel olarak, yönetim sıfırdan başlamalı ve şirketin parasını harcamayı hak edip etmediğini belirlemek için her bir işlemi ve etkinliği gözlemlemelidir. Yönetim ayrıca tamamen yeni harcama hedefleri oluşturmalıdır.

Bütçe yıllık olarak yeniden yapılandırıldığı için masraflı, karmaşık ve yavaştır. Geleneksel bir bütçe daha basit ve daha hızlıdır, çünkü yalnızca artan değişikliklerin gerekçelendirilmesini gerektirir.

Sıfır temelli bütçe, yeni harcamalara ek olarak, yinelenen ve eski giderlerin gerekçelerini de gerektirir. Amacı yöneticilere harcamalarını haklı çıkarma sorumluluğu vermek. Aynı zamanda bir kuruma, sadece geliri değil, maliyetleri de optimize ederek değer üretmeyi amaçlar.

Nasıl yapılır?

Bazen, şirketlerin bütçeleri ve harcamaları kontrol dışı olduğundan, şirketin tüm maliyet yapısını gözden geçirmek gerekir. Bu durumda, bir önceki yılın bütçesine bakmak mantıklı değildir.

Bütçenin tamamı tamamen yeniden yapılmalıdır. Bu şiddetli değişim türü, sıfır temelli bir bütçe olarak bilinir. Geleneksel bütçeden farklı olarak, bir sonraki bütçeye otomatik olarak hiçbir kalem eklenmez.

Hiçbir etkinliğin dokunulmaz olmadığı varsayılmaktadır. Tüm giderler analiz edilir ve bütçede kalması için haklı gösterilmesi gerekir.

Sıfır temelli bütçede, çalışma ekibi her bir planı ve her bir harcama döngüsünün başlangıcındaki harcamaları gözden geçirir. Fon alabilmek için her bütçe bileşenini haklı göstermelisiniz.

Çalışma ekibi her türlü maliyete sıfır tabanlı bir bütçe uygulayabilir: sermaye giderleri, işletme giderleri, satışlar, genel ve idari maliyetler, pazarlama maliyetleri, değişken maliyetler veya satılan malın maliyeti.

İzlenecek adımlar

Sıfır temelli bütçe sürecinde izlenecek adımlar, şirketin tüm alanları için her bir faaliyetin detaylı analizine atıfta bulunur:

- Bir faaliyetin tanımlanması.

- Aktiviteyi gerçekleştirmenin farklı yollarını ve araçlarını bulun.

- Bu çözümleri değerlendirin ve aynı zamanda farklı fon kaynakları alternatiflerini de değerlendirin.

- Bütçeli sayıları ve öncelikleri belirlemek.

Avantajlar ve dezavantajlar

Başarılı olduğunda, sıfır temelli bütçe radikal tasarruflar sağlar ve şirketleri metodolojilerden ve kapalı bölümlerden kurtarır. Başarılı olmadığında, bir kuruluşun maliyeti önemli olabilir.

fayda

doğruluk

Bu bütçe türü, şirketlerin doğru miktarda para aldıklarından emin olmak için tüm departmanları incelemelerine yardımcı olur. Ortaya çıkan bütçe, haklı ve iş stratejisi ile uyumludur.

verim

Önceki bütçeleri dikkate almak yerine, kesinlikle mevcut sayılara odaklanarak gerçek ihtiyaçların göz önünde bulundurulmasına yardımcı olur. Sağlam varsayımların analizi yoluyla operasyonel verimliliği arttırır.

Yararsız maliyet azaltma

Gereksiz harcamaları yeniden inceleyerek gereksiz harcamaları ortadan kaldırabilirsiniz. Bütçede otomatik artışlardan kaçınarak maliyetleri düşürmeye yardımcı olun.

Koordinasyon ve iletişim

Çalışanları karar alma ve bütçe önceliklendirmesine dahil ederek bölümler içinde daha iyi iletişim kurulmasını sağlar. Kurum genelinde daha geniş bir işbirliğini katalizler.

dezavantajları

bürokrasi

Bir şirket içinde sıfır tabanlı bir bütçe oluşturmak, ek personel gerektiren çok fazla zaman, çaba ve analiz alabilir.

Bu, sürecin maliyetleri düşürmek için verimsiz olmasına neden olabilir. Sınırlı fonu olan kuruluşlar için çok pahalı olabilir.

bozulma

Yöneticiler, sıfır temelli bir bütçe kullanarak harcamaları hayati faaliyetlere dönüştürmek için rakamları çarpıtmaya çalışabilir. Böylece onlar için bir "ihtiyaç" yaratabilirler.

Bu, şirketlerin gerçekten ihtiyaç duymadıkları şeyler için para harcamasına devam etmesine neden olacaktır.

Maddi olmayan gerekçeler

Bu tür bir bütçe, bölümlerin bütçelerini haklı çıkarmasını gerektirir; bu, birçok düzeyde zor olabilir. Reklam ve pazarlama gibi bölümler, pazardaki dalgalanmalar nedeniyle gelecek yıl kullanılabilecek veya kullanılamayacak giderleri haklı göstermek zorundadır.

Bu, gelecekte kazancınıza mal olabilir, çünkü belirli miktarda parayı haklı gösteremezsiniz. Potansiyel tasarrufun belirsiz olduğu durumlarda risklidir.

Yönetim zaman

Sıfır tabanlı bütçe, zaman maliyeti ve yöneticiler için ek eğitim gerektiriyor.

Bu, her yıl bütçeye ek zaman ayırmak, düzeltmeleri yapmak ve sıfır tabanlı bir bütçenin nasıl yapılacağını anlamak için uygun eğitimi almak anlamına gelir.

Daha yavaş tepki süresi

Sıfır temelli bütçeyi yapmak için gereken zaman ve eğitim nedeniyle, yöneticilerin değişen bir pazara yanıt olarak revizyon yapma olasılığı daha düşüktür.

Bu, bir şirketin belirli bir zamanda en çok ihtiyacı olan departmanlara para aktarması daha fazla zaman alacağı anlamına gelir. Sıfıra dayalı bütçe bir şirkette boşluk bırakabilir çünkü bu enstrüman departmanların ani ihtiyaçlarına cevap vermeyebilir.