İş Dünyasında Ofis: Fonksiyonlar, Ekipman ve Malzeme

İş dünyasındaki ofis, kuruluşun faaliyetlerinin veya faaliyetlerinin normal gelişimi için gereken bilgileri sağlamak amacıyla alınan ve verilen verilerin işlendiği şirketin bir bölümünü temsil eder.

Bunun önemi, uzmanlık alanı ne olursa olsun, mal veya hizmet üreten her şirketin, operasyonu yöneten ve diğer idari fonksiyonları yöneten bir gruba ihtiyaç duymasıdır. Bu insanların çoğu ofislerde çalışıyor.

Bir ofisteki personel sayısı değişiklik gösterebilir, ancak türlerinin boyutuna bakılmaksızın tüm kuruluşların ofis çalışanlarına günlük işlerle ilgilenmeleri gerekir. Ofis çalışanları bir şirketin birçok farklı yönünü ele alır.

Bu yönler muhasebe, metin ve veri işleme, telekomünikasyon ve diğer faaliyetleri içerir. Ekonomiden imalattan nakliyeye kadar tüm sektörlerde ihtiyaç vardır.

Teknoloji ofiste temel bir katkı sağlar: daha kısa sürede daha fazla iş yapılmasına olanak sağlar.

fonksiyonlar

- Ofisin sağladığı önemli hizmetler, ofis olmadan çalışamayan, kuruluşun diğer bölümlerine hem idari hem de diğer hizmetleri içerir.

- Bir kurumda ofis, insan vücudundaki beyin kadar önemlidir. Bu nedenle, ofis şirketin beynidir. Farklı iç ve dış kaynaklardan bilgi toplar, kaydeder, düzenler ve yönetime uygun hale getirmek için analiz eder. Hem geçmiş hem de mevcut olan her türlü bilgi ofiste mevcuttur.

- Büro ayrıca aracı olarak da görev yapmaktadır. Dış dünyayı farklı bölümlerle bağlayın ve bunun tersi de geçerlidir. Tüm satış siparişleri ofisten alınır. Organizasyonu müşteriler, tedarikçiler, hükümet ve genel halkla bağlantı kurun. Modern ofislerde halkla ilişkiler çok önemlidir.

- Tüm ticari faaliyetlerin kalbidir; İdari sinir merkezi gibi. Satın alma, satış, finans ve iletişim ile ilgili bilgiler ofisten dolaşımda.

- Bir kontrol merkezidir; Şirketin politikalarının harekete geçmesi için bir araçtır. İş büyüdüğünde, her lider kendi kararlarını ve eylemlerini yapma yetkisi verilir. Böylece, her departmanın kendi plan ve politikalarını ana hatlarıyla belirtmek için yönetimi kolaylaştırmak için kendi ofisi olacaktır.

Bürolarda gerçekleştirilen bazı kilit eylemler şunlardır:

• Toplantılar.
• Dikkat çekmek.
• Şirketin stratejisini kabul edin.
• Katılıyorum hedefleri.
• Fiziksel ve bilgisayar dosyalarının organizasyonu.
• Müşteri hizmetleri
• Belgelerin basılması ve kopyalanması.

Ekipman ve malzeme

Ofis ekipmanları daha fazla otomasyona izin verecek şekilde gelişti. Ofis otomasyonu, insanların yaptıkları tekrarlayan ve sıkıcı görevleri gerçekleştirmek için makineleri kullanmak anlamına gelir. Ekipler ayrıca çalışanların işlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde yapmalarına yardımcı olur.

Bir ofiste bulabileceğimiz ekipmanlar arasında:

Ticari telefon sistemi ve masa telefonları

Müşteriler ve tedarikçilerle doğrudan iletişim kurmak için kullanılan ana araçlardır.

Bilgisayarlar

Halen herhangi bir ofisteki ruh olan bilgiyi işlemek. E-posta sayesinde iletişim için de önemlidirler.

Bilgisayar ağı ve İnternet bağlantısı

Eğer bilgi şirketin ruhu ise, bilgisayar ağları bu bilgiyi işletmenin tüm alanlarına yönlendiren arterlerdir. Yerel ağı İnternet'e bağlamak için Ethernet kablosu, yönlendiriciler ve modem gerekir.

Çok işlevli yazıcılar

Bilgi dijital olduğunda, yazdırmak istiyoruz ve yazdırılıyorsa, taramak istiyoruz. Öte yandan, almak veya faksla göndermek istiyoruz. Bu takımlar hepsini yapar.

Kağıt öğütücüler

Basılı kağıt oluştururken, birçok kez onu imha etmeniz gerekir. Büro sahip olduğu bilgilerden sorumludur.

fotokopi

Belgelerin kopyalanması için temeller.

Video projektörleri ve ekranları

Toplantı salonundaki sunumlarda kullanılır.

Mağaza ekipmanı

Satış noktası makineleri ve yazar kasalar.

mobilya

Bir ofisteki mobilyaların içinde aşağıdakileri bulabilirsiniz:

• sandalye
• masaüstü
• kabinleri
• Dosya dolapları
• kilim
• Toplantı masaları

Ofis malzemeleri ve malzemeleri

Bir ofisin çalışması için gerekli malzemelerin ve malzemelerin bazıları şunlardır:

- Beyaz sayfalar: Basmak ve fotokopi çekmek için, küçük notlar yazmak ve yazı tahtası üzerinde sunumlar için kullanılır.

- Rulo kağıt: faks için termal kağıt, etiket bandı, satış noktası kağıdı.

- Hazır formlar: faturalar, vergi beyannamesi, ödeme makbuzları, masaüstü takvimleri.

- Etiketler ve yapışkan kağıt: klasörler için etiketler, fiyat etiketleri ve post-it notları.

- Yazdırma sarf malzemeleri: mürekkep kartuşları ve toner kartuşları.

- Taşınabilir depolama ortamı: USB bellekler ve bellek kartları.

- Mekanik bağlantı elemanları: kağıt ve kelebek tipi için klipsler, zımba teli.

- Kimyasal bağlantı elemanları: şeffaf yapışkan bant, tutkal.

- Temizlik maddeleri: bezler, çöp kutuları, geri dönüşüm kutuları, süpürgeler, sabun, oda spreyleri, dezenfektanlar, kağıt havlular ve tuvalet kağıdı.

- Küçük makineler: kağıt zımbaları, zımbalayıcılar, zımbalayıcılar, lastik contalar, numaralandırma makineleri ve kurşun kalem bileme makineleri.

- Fiziksel depolama: klasörler, zarflar, kutular, raflar ve masa organizatörleri.

- Yazı malzemeleri ve düzelticileri: kalemler, kalemler, işaretleyiciler, düzeltici bant, düzeltme sıvısı ve silgiler.

Bir ofiste iş örnekleri

Web sitelerinde ve gazetelerde yazarlar / editörler

Yazarlar ve editörler, ister çalışma ekibine ait olsun, ister evden olsun, ofiste çalışıyor. Yazarlar basılı yayınlar, web sayfaları ve bloglar için içerik oluşturur. Editörler yazılmış içeriği düzeltir.

resepsiyonist

Bir resepsiyonist bir ofiste çalışıyor, müşteriler ve tedarikçiler alıyor, e-posta yazıyor, telefon görüşmeleri yanıtlıyor, mesaj alıyor, e-posta gönderiyor, belirli çalışanlarla telefon görüşmeleri yapıyor ve dosyalıyor.

Müşteri hizmetleri temsilcisi, müşterilere yardımcı olmak için çalıştığı iş hakkında ve ayrıca ürün ve hizmetleri hakkında iyi bir şekilde bilgilendirilmelidir. Aramaları ve e-postaları yanıtlamanız, sipariş almanız ve geri ödeme yapmanız gerekir.

muhasebeciler

Muhasebeciler veya muhasebeciler ofis ortamında çalışmaktadır. Görevleri arasında vergi hazırlamak, faturaları ödemek, ödemeleri almak, diğerleri arasındadır.

yöneticileri

Ofis yöneticileri ofis çalışmalarını yönetir. Yükümlülükleri, personelin işini işe alma, işten çıkarma veya zamanlama, işlevleri devretme, yeni çalışanları eğitme, ofis politikaları oluşturma ve uygulama, çalışma ekibini denetleme, durumları çözme ve bilgisayar sistemlerini sürdürme gibi farklılıklar olabilir.

Çağrı-Çağrı merkezlerini arayın

Bir çağrı merkezinde çalışan kişiler, çalıştıkları şirketin müşterilerinden gelen telefon çağrılarına cevap vermeyi gerektirir. Onlara sorularınıza cevap vermeniz, şikayet almanız ve siparişleri işleme koymanız gerekir.