İnsan Kaynakları Envanteri: Unsurlar, Nasıl Yapıldığı ve Örnek

İnsan kaynakları envanteri, bir organizasyonda çalışan personelin temel bilgilerinin ayrıntılı bir kaydıdır. Bu, şirkete sahip olduğu insan potansiyelini bilmesini ve bu kaynakları etkin bir şekilde kullanmasını sağlayan kararlar vermesini sağlıyor.

Mevcut zamanlarda bu envanter çok önemli bir araç haline geldi, çünkü sistematik olarak çalışanların bilgi ve becerileri hakkında veri sunuyor. Bu, eğitimlerin, asensosların veya yeni işlere yönelik muhtemel açılışların gerçekleştirilmesi için temel alınacaktır.

Bu nedenlerden dolayı, insan kaynakları envanterinin bilgileri güncel tutması, içerdiği bilginin konuyla ilgili ve faydalı olmasını sağlamak önceliklidir. Bir şirket içinde en önemli sermaye işçidir, işleyişleri ve evrimleri büyük ölçüde onlara bağlıdır.

İyi bir insan kaynakları envanteri ile şirket, çalışanlarının becerilerini ve yeteneklerini geliştirerek, hedeflerine ulaşmalarını başarıyla başaracaktır.

İnsan kaynakları envanterinin unsurları

Şirkette standartlaştırılmamış insan kaynakları envanterinin uygulanması uygundur. İdeal olan, şirketin ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayabilen kendi aracınızı tasarlamaktır. Bunlar, bu envanterin içerdiği unsurlardan bazıları:

İşçinin genel verileri

İşçiyle ilgili bireysel ve aile bilgilerinin, bu konularda aynı şekilde küresel bir vizyona sahip olmasını mümkün kılar. Bu eleman iki bölüme ayrılmıştır:

Kişisel bilgi

Bu bölümdeki veriler, kimlik numarası, işçinin tam adı, doğum yeri ve tarihi, yaş, uyruk, cinsiyet, medeni hal, adres, oda telefonu ve cep telefonu gibi işçinin tanımını oluşturur.

Aile bilgisi

Bu bölüm, işçinin yakın aile üyeleriyle ilgili verileri içerir. Örneğin, babanın ve annenin tam isimleri, ebeveynlerin yaşları, eşinin tam adı, eşin yaşı, çocuk sayısı, çocukların tam adı, çocukların doğum tarihi, çocukların yaşları.

İş deneyimi

İşçinin iş geçmişi çok önemlidir. Bu bilgilerle iş gelişiminiz hakkında bir profil oluşturabilirsiniz.

Çalıştığınız tüm şirketler, en yenisinden başlayarak yerleştirilmelidir. Her şirket için şunları belirtin:

- Şirketin adı.

- Telefon ve adres.

- Kabul tarihi ve mezuniyet tarihi.

- Pozisyonlar yapıldı ve fonksiyonlar yapıldı.

- Son acil patronun adı ve konumu.

- Ayrılma nedeni.

Sağlık verileri

Ayrıntılı bir rapordan ve işçilerin entegre sağlık durumunu yansıtan koleksiyonlarından oluşur, örneğin:

- İstihdam öncesi yapılan tıbbi ve laboratuar sınavları.

- Meslek öncesi ve meslek sonrası tıbbi sınavlar.

- Alerjiler.

- Bir tür iş yapmak için fiziksel sınırlamalar.

Beceri ve beceriler

Bu, çalışanın sahip olduğu tüm organizasyon ve çalışanların pozisyonu ile doğrudan ilgili olup olmadıklarına dair sahip olduğu tüm becerileri ve yetenekleri yansıtacaktır. Güçlü ve zayıf yönleri de listelenmiştir.

Akademik oluşum

Çalışanın eğitim seviyesine ilişkin tüm bilgileri ifade eder.

- Temel eğitim.

- Yüksek öğrenim.

- Lisansüstü çalışmalar (uzmanlık, yüksek lisans, doktora).

- Kurslar ve atölye çalışmaları.

- Yabancı dil yeterliliği.

- Diğer müfredat deneyimleri (eserlerin yayınlanması, kamu veya özel kuruluşların tanınması).

Şirket içi iş performansı

Bu madde, çalışanın şirket içinde tuttuğu her pozisyonda uyguladığı çalışma süresinin tüm performans değerlendirmelerinin sonuçlarını içerir.

Psikoteknik değerlendirme

Bu değerlendirmeleri oluşturan tutum, mantıksal ve kişilik testlerinin attığı bilgileri içerir.

Nasıl yapılır?

Veriler iki şekilde kaydedilebilir ve saklanabilir: manuel veya dijital. Her ikisi de envantere olumlu ve olumsuz yönler sunar ve bunların kullanımı organizasyon yapısının boyutuna ve özelliklerine bağlı olacaktır.

İdeal olan, insan kaynakları envanterinin bilgilerini, her birinin en iyisini bir araya getirerek toplamak ve depolamaktır.

Bir insan kaynakları envanteri geliştirmek için, aşağıda ayrıntıları verilen bir dizi adım izlenmelidir.

Personeli tanıyın

Personeli tanımak çok önemlidir. Bilgiyi toplamak için ideal bir enstrüman belirlemeye yardımcı olacağından, hangi iletişim türünün (sözlü veya yazılı) çalışanın gücü olduğunu tespit edebilmek ideal olacaktır.

Yazılı olarak zorlanan birine veya aşırı çekilmiş bir kişiyle röportaj yapan birine anket uygulanırsa, sonuçlar tamamen güvenilir olmayacaktır.

İnsan kaynakları envanterinde yer alan tüm bilgilere, söz konusu bilgilerin onaylanmasını sağlayan ilgili destek ve koleksiyonlar eşlik etmelidir.

Çalgının uygulanmasından önceki mülakat, faaliyetin geliştirilebileceği rahat bir ortam yaratmak ve aynı zamanda gerekli bilgiyi toplamak için cihazın seçilmesine izin veren bilgileri elde etmek için anahtardır.

Bilgi toplama

Verileri toplamak için aşağıdaki araçlar kullanılabilir:

Bireysel görüşmeler

Halihazırda yapılandırılmış soruları kullanarak bilgi toplamayı içerir. Burada, çalışanla sözlü olmayan dil de dahil olmak üzere diğer yönlerini gözlemlemek için kullanılabilecek doğrudan bir iletişim kurulur.

anketler

İnsan kaynakları envanterini gerçekleştirmek için gereken verileri elde etmeye yönelik bir takım sorulardır.

Bu özel durumda, açık tip anketler kapalı tip veya çoktan seçmeli anketlerden daha fazla ayarlanır, çünkü çalışan sorulara serbestçe cevap verebilir.

Doğrudan gözlem

Bu teknik çok faydalıdır çünkü işçinin günlük çalışma durumundaki davranışlarını, çatışmaların üstesinden gelme, kullanılan iletişim türü, liderlik ve değerler gibi unsurları tanımlayabilmeyi sağlar.

Uzman görüşü

Bu tür bir gözlemin sadık bir örneği, çalışanın pozisyondaki performansı hakkında yaptığı değerlendirmeleri içerir. Bunlarda, uzmanın verdiği karar, olası iç terfilerlere karşı önemli bir temel teşkil eder.

Bilgi değerlendirmesi

Envanterde bulunan veriler çalışanı değerlendirirken çok değerlidir.

Bunların doğru yorumlanmasından, hem çalışan eğitimine olan ihtiyacı hem de şirketin mükemmel gelişim stratejileri fikrini yansıtan veriler elde edilebilir.