Satınalma Departmanı: Özellikleri, İşlevleri ve Önemi
Satın alma departmanı, kuruluşun gerektirdiği şekilde hammadde, yedek parça, servis vb. Birçok sanayi, perakende ve askeri kuruluşun bel kemiği olan bir hizmet sunmaktadır.
İşi yürütmek için gerekli malzemelerin stokta sıralanmasını ve muhafaza edilmesini sağlar. Bu departman, başarılı tedarik zinciri yönetiminin merkezindedir ve sipariş edilen ürünlerin maliyetini en aza indirmek, envanter seviyelerini kontrol etmek ve tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmaktan sorumludur.
İyi bir satın alma departmanı, tedarikçilerden kalite talep edecek ve siparişleri başından resepsiyona kadar takip edecektir. Diğer departmanların ihtiyaçları tanımlamasına, talep sürecini yönetmesine ve rekabetçi fiyatlar elde etmesine yardımcı olun. Genellikle bütçelere uyumu sağlamak için kontrolörler olarak hareket ederler.
özellikleri
Üst yönetime güvenilir danışmanlar olarak hareket etmek
Satınalma departmanı, kurumsal planlama ve bütçede üst düzeyde yer almaktadır. Bu, tersine mühendislik maliyetlerini tasarlamayı ve potansiyel olarak daha ucuz ve / veya daha yüksek kalitede alternatifleri keşfetmeyi mümkün kılar.
Tedarikçilerden yenilik getirin
Satın alma departmanı, en düşük fiyatı talep etmekten çok, tedarikçilerinin, ürünlerinin ve hizmetlerinin maliyetini düşürmek için çalışmaktadır.
Başlangıç fikrinden üretime ve sürekli iyileştirmeye kadar “inovasyonun yaşam döngüsü” ile yakından ilgileniyorlar.
Temel tedarikçi verileri hakkında bilgi vermek
Şirketler, bu bilgileri tahminde bulunan analitikler oluşturmak için kullanabilir ve pazarlara daha derin bir bakış açısı sağlayabilir.
Tedarik zinciri riskini yönetin ve düzeltin
Ekonomik krizler, tedarikçilerin istikrarı konusunda tetikte olmanın değerini öğretti. Satın alma departmanı, bu alan hakkında kuruluşun diğer bölümlerinden daha keskin bir vizyona sahiptir.
Çevik personel ve yetenek gelişimini teşvik etmek
Satınalma departmanına doğru adayları bulmak için fonksiyonel ve coğrafi sınırları aşmak gerekir.
Bazı durumlarda, cevap dış kaynak kullanımında veya ortak hizmet kuruluşlarının kullanılmasında yatmaktadır.
fonksiyonlar
Malzemelerin elde edilmesi
Bir üretim şirketi için bu, hammaddeleri içerebilir, ancak aynı zamanda satış ekibi ve sekreterler için araçlar, makineler ve hatta gerekli ofis malzemelerini içerebilir.
Bir perakende işinde, satın alma departmanı mağazayı iyi bir şekilde tedarik etmek için raflarda veya depolarda her zaman yeterli ürün olmasını sağlamalıdır.
Envanter deposunu makul seviyede tutmak özellikle önemlidir. Envantere fazla miktarda para yatırmak, araştırma ve geliştirme veya reklam gibi diğer harcamalar için stok sorunlarına ve sermaye eksikliğine neden olabilir.
Fiyatları değerlendirmek
Bir satın alma departmanı, karlılığı en üst düzeye çıkarmak için malzemeleri mümkün olan en iyi fiyatla alıp almadığınızı sürekli olarak değerlendirmekten sorumludur.
Şirketin belirli büyüklükteki siparişleri için en makul fiyatlarla en iyi tedarikçileri bulmak için fiyatları karşılaştırmanız gerekir.
Satın alma departmanı, alternatif tedarikçilerle iletişim kurabilir, daha yüksek hacimli siparişler için daha iyi fiyatlar için pazarlık yapabilir veya diğer çeşitli kaynaklardan daha düşük bir fiyatla ürün elde etme olasılığını bulabilir.
Tedarikçilerin ön onayı
Satın alma departmanı, tedarikçileri fiyat, kalite, müşteri görüşleri ve siparişleri tamamlama süresi açısından değerlendirerek onaylı tedarikçilerin bir listesini oluşturur.
Siparişleri takip et
Siparişler, sipariş formları ile belgelenir. Bunlar, sipariş edilen malzemeler ve talep edilen miktar hakkında önemli bilgileri belirtir.
Bu formlar, sipariş edilen ürünlerin alınmasını sağlamak ve siparişlerin tamamlanması için geçen süreyi takip etmek için kullanılır.
Ofis işleri
Satın alma departmanı, malzemelerin satın alınması ve teslimi ile ilgili tüm belgeleri işler.
Bu, kalemleri almak için yeterli para bulunduğundan, nakit akışının sorunsuzca gerçekleştiğinden ve tüm ödemelerin zamanında yapıldığından emin olmak için muhasebe departmanı ile yakın işbirliği içinde çalışmak anlamına gelir.
Politika uygunluğu
Bir satın alma işleminden önce, satın alma departmanı bütçenin edinilmesi ve onaylanması için gerekli formalitelere uyduğundan emin olmalı ve malzemelerin kuruluşun genel politikasını izleyerek satın alınmasını sağlamalıdır.
önem
Daha düşük maliyet alın
Satın alma departmanı, işletme karını maksimize etmede önemli bir rol oynamaktadır. Şirket, gerekli ürünlerde mümkün olan en iyi fiyatı elde etmesi için fiyatları karşılaştırın ve tedarikçilerle görüşün.
Ayrıca uzman olmayanların genellikle unuttukları garantiler ve indirimlerden yararlanarak tasarruf sağlayabilir.
Şirketin giderinde daha iyi bir şeffaflık sağlayarak tasarruf etmeye yardımcı olur. Bu, daha iyi sözleşmelerin müzakere edilmesine ve nakit akışının serbest bırakılmasına olanak sağlayacaktır.
Malzemelerin yetersizliğini önlemek
Satın alma departmanı, hangi ürünlerin şirket için kritik olduğunu tespit etmeli ve tedarik zincirini korumak için uygun önlemleri almalıdır.
Yetersiz malzemelerin verimliliği etkilememesini sağlamak için, satın alma departmanı çoklu kaynak gibi teknikleri kullanır.
Birden fazla kaynağa sahip olmak, aynı ürünleri sunan birkaç tedarikçiyi kullanmak anlamına gelir. Bir tedarikçiyle ilgili bir sorun varsa, başarısızlığı telafi etmek için siparişler diğerine yükseltilebilir.
Kalitesini artırmak
Satın alma departmanı, performans hedefleri belirleyerek kaliteyi artırmaya yardımcı olur. Daha sonra bu hedeflere göre gerçek performansı izler.
Kalite özelliklerini, dayanıklılık, ürünün görünümü veya teslimatın zamanında olması gibi özellikler için göstergeleri kullanarak ölçmek önemlidir.
Süreçlerini geliştirmek ve kaliteyi yükseltmelerine yardımcı olmak için tedarikçilerle yakın işbirliği içinde çalışıyoruz.
İlişkileri yönet
Satın alma departmanının zorluğu, tedarikçinin şirketle çalışmakla ilgilenmesini sağlamaktır. Tedarikçinin uzun vadeli bir ilişkiye yatırım yapmasını sağlayın.
Bölüm ayrıca şirket içindeki ilişkileri de yönetmek zorundadır. Hepsinin hizalanmasını sağlamak için pazarlama, finans, lojistik ve dağıtım gibi iç paydaşlarla çalışmak zorundasınız.
Yenilik ara
Satın alma departmanı her zaman çeşitli dış işletmelerle iletişim halinde olduğundan, işletmeye, fiyat, kalite veya uygunluk açısından rekabet avantajı sağlayabilecek yenilikçi ürünler elde etmek için ideal bir konumdadır.
