Yönetici Asistanının 7 İşlevi

Bir idari asistanın işlevleri, bir şirketin geliştirdiği normal faaliyetlere yardım ve eşlik etme görevidir. Bu nedenle, verimli çalışması için çok önemlidirler.

Bu faaliyetler genellikle çalıştıkları şirketin iş alanına göre değişkenlik gösterir. Örneğin, hukuk firmaları gibi uzmanlaşmış ofislerde, katılımcılar genellikle belirli faaliyetlerin performansı için özel eğitime sahiptir.

Bununla birlikte, genellikle ofis içindeki bilgilerin dağıtımı ve yönetimi etrafında dönen tüm alanlarda ortak işlevler vardır. Bu, belgelerin, arşivlerin ve olayların düzenini yönetmeyi de içerir.

Ancak bu faaliyetler daha da genişleyebilir. Bazen, idari asistanlar muhasebe bilgilerinin işlenmesiyle de ilgilenmeli ve hatta şirketin teknolojik kaynaklarının çalışmasını garanti etmelidir.

İdari asistanın 7 ana işlevi

1- Belge yönetimi

İdari asistanın temel işlevlerinden biri ofis üyelerine evrak ve dosya yönetiminde yardımcı olmaktır.

Genellikle bu görev dosyaların saklanması, düzenlenmesi ve yönetimi ile ilgilidir.

Ancak, bazı durumlarda belge yazmak, düzenlemek ve incelemek de gerekli olabilir.

Hatta bazı şirketlerden mektup veya not diktesi almaları ve yapılan toplantı tutanaklarını kaydetmeleri istenmektedir.

Bazı durumlarda, örneğin bir hukuk bürosuyla çalışırken, bu işlevleri yerine getirmek için özel eğitim gereklidir: idari asistan terminolojiyi ve yasal prosedürleri anlamalıdır.

Öte yandan, tıp alanında çalışan idari asistanların farklı bilgilere ihtiyacı vardır. Hastalarla ilgilenmek ve tıbbi raporları okumak için gerekli eğitime sahip olmalıdırlar.

2- Etkinlik planlama

Büro etkinliklerinin planlanması genellikle idari asistanların sorumluluğundadır. Bu sorumluluğun büyüklüğü şirketin büyüklüğüne göre değişebilir.

Bir etkinlik sadece bir toplantı veya iş yemeği olabilir, fakat aynı zamanda bir kongre veya daha büyük bir iş partisi olabilir.

Her iki durumda da asistan, olayla ilgili tüm kriterleri yönetmelidir.

Bu, tedarikçilerle iletişim kurmayı, rezervasyon yaptırmayı, menü seçmeyi ve dekorasyonu içermeyi içerir. Ancak aynı zamanda gerekli olması halinde katılımcıların, konuşmacıların ve konuşmacıların iletişime geçmesini, davet edilmesini ve onaylanmasını da içerir.

3- Kullanıcılara ve ziyaretçilere şahsen ilgi

Kullanıcılara dikkat, genellikle yönetici asistanları için en yaygın görevlerden biridir. Dikkatin yoğunlaştığı izleyici kitlesi her zaman şirketin büyüklüğüne ve iş yönelimine bağlıdır.

Doğrudan halka hizmet veren küçük şirketler durumunda, idari asistanın müşterileri alması mümkündür.

Bu gerçekleştiğinde, çalışmaları şirket tesislerinde kaldıkları süre boyunca onlara rehberlik etme ve yardım etmeyi amaçlar.

Daha büyük şirketlerde, idari asistan diğer ziyaretçilere ortak veya büyük sağlayıcı olarak katılmalıdır.

Bu durumda, misyonları, gündeminin yerine getirilmesinde ve yönetim ya da şirketin diğer alanlarıyla toplantılarda onlara rehberlik etmektir.

4- Telefon ve sanal yardım

Telefon ve sanal dikkat, kullanıcı yardımı kategorisine dahil edilmiştir. Telefon yardımı durumunda, müşterilerin ve ortakların yönlendirilmesinin yanı sıra ajandaların organizasyonu ve idaresi de dahil edilmiştir.

Sanal dikkati ifade ederken, görevler müşteri hizmetleri veya bilgi yönetimi için şirket tarafından sağlanan kanallara bağlıdır.

Bazı durumlarda, e-postaları yönetmek, gerektiği şekilde mesajları yanıtlamak, iletmek veya arşivlemekle ilgilidir.

Diğer durumlarda, sanal iletişim kanalları daha çeşitli olduğunda, kamuya sohbet sistemleriyle dikkat çekmek veya hatta şirketin sosyal ağları aracılığıyla soruları cevaplamak gibi başka görevler dahil edilebilir.

Büyük şirketlerde, özellikle bu iletişim kanallarının dikkatine odaklanan personel olması olağandır. Şirketler küçük olduğunda, bu görev genellikle idari asistanlara bırakılır.

5- Gündemlerin yönetimi

Gündemlerin yönetimi genellikle idari asistanların en önemli görevlerinden biridir.

Bu sorumluluk, şahsen veya çevrimiçi olarak telefonla randevu ve toplantı taleplerinin alınmasını ve belirlenen kriterlere göre gündemde organize edilmesini içerir.

Aynı zamanda şirket içi ve dışındaki toplantıların programlanmasını, iş öğlen yemeklerini ve iş seyahatlerini içerir.

Bu son durumlarda, gerektiğinde uçuş, otel, restoran veya toplantı odası rezervasyonu yapmak da asistanın sorumluluğundadır.

6- Muhasebe

Bazen idari asistanlar, şirket içinde meydana gelen harcamaların izlenmesinden ve kaydedilmesinden sorumludur. Bu görevler, belirli bir masrafı bir elektronik tabloya kaydetmek gibi basit olabilir.

Bazı durumlarda asistandan daha karmaşık görevlerin geliştirilmesi için eğitime sahip olması istenir. Örneğin, sorumluluklarınız muhasebe raporlarının yönetime sunulmasını içerebilir.

Genellikle bu şirketin büyüklüğüne bağlıdır. Büyük bir şirketin genellikle daha özel rolleri vardır; Bunlarda muhasebe bilgileri bu amaç için işe alınan bir kişi tarafından yönetilir.

Ancak, herhangi bir yönetici asistanının temel becerilerinden biri, Microsoft Excel gibi bir ofis muhasebe yazılımı alanıdır.

7- Teknolojik yönetim

Teknolojik kaynakların yönetimi de idari asistanların işlevlerinin bir parçasıdır. Bu anlamda sorumluluğu, şirketin çalışması için gerekli tüm araçların iyi çalışmasını sağlamaktır.

Buna, bilgisayar ekipmanındaki bilgilerin ve virüsten koruma güncellemesinin ve diğer görevlerin yedek kopyalarının alınması da dahildir.

Öte yandan, projektör ve dizüstü bilgisayar gibi cihazların yönetimini de içerir.

Ayrıca, kendi sorumlulukları altında olan faaliyetlerin normal gelişimi için gerekli ekipmanın gözden geçirilmesini ve bakımını da içerir.

Bu, idari asistanın teknik bilgiye sahip olması gerektiği anlamına gelmez. Çalışmaları, aksaklıkları önlemek için ekipmanın bakımını düzenli aralıklarla yapan teknik personelin işe alınmasından ibarettir.