En Seçkin Sekreterin 7 Görevi

Bir sekreterin temel işlevleri arasında gündemi yönetmek, halka hizmet etmek ve gizli bilgileri yönetmek vardır. Bir ofiste idari yardım işlerini yapmaktan sorumlu olan kişidir.

Bu suçlama, bir erkek veya bir kadın tarafından gerçekleştirilebilir, ancak en yaygın olanı onu yapan kadın olmasıdır.

Genelde şirket içinde belirli bir hiyerarşiye sahip kişilerin gizli konularından sorumludurlar, örneğin yöneticiler, yöneticiler, başkanlar, diğerleri gibi. Bu onları çalıştığı idarecinin sağ eli yapar.

Şirket küçükse, sekreterin en büyük iş yükü temel ofis görevleriyle ilgilidir.

Dünyanın bazı ülkeleri, çalışmalarına teşekkür etmek ve kutlamak için yıl içinde özel bir gün ayırıyor. Örneğin, Kolombiya, Peru ve Meksika'da sekreterin günü 26 Nisan iken, Venezuela'da 30 Eylül'dür.

Bir sekreterin 7 ana işlevi

Bir sekreterin işi, patronuna, gecikme veya dikkat dağıtıcı olmadan kuruluş içindeki rolüne tam olarak uyması için destek ve işbirliği sağlamaktır.

Şirketin niteliği bir sekreterin ihtiyaç duyduğu iş türünü etkilese de, ana işlevlerinin şöyle olduğu söylenebilir:

1- Gündem yönetimi

Çalıştığı kişinin gündemini güncel tutmak sekreterin sorumluluğundadır. Orada tüm çalışmalarınızı ve zaman zaman kişisel taahhütlerinizi yansıtmalısınız.

Ayrıca, işvereninizin ilişki kurması gereken tüm kişi ve kurumların verilerinin kayıtlarını tutmalısınız.

Bir sekreterin gündemi genellikle çalıştığı idarecinin operasyonel bir kütüğüdür.

2- Halkın dikkatine

Halkın dikkatine, sekreterin yapması gereken en temel görevlerden biri. İşvereninize konuyu takip etmesine izin verecek tüm verilerin yanı sıra çağrıları cevaplamalı ve sebeplerini kaydetmelisiniz.

Aynı zamanda ofiste ziyaretçi alan kişidir. Bu nedenle sekreterin işyerinin kurumsal imajına uygun bir imaj oluşturması önemlidir.

Rolünüz sadece ziyaretçilerin beklemesini selamlamak ve keyifli kılmak değil, aynı zamanda şirketin organizasyon kültürü ve iç süreçleri hakkında ilk talimatları ve yönergeleri de vermektir.

3- Belge yönetimi

Patronunuzun yazışmalarını alan ve yöneten kişi olmanın yanı sıra, bir sekreter işvereninizden gelen mektupların, bildirimlerin, notların ve e-postaların çoğunu yazar, okur, cevaplar ve arşivler.

Bu amaçla, bu tür belgeleri daha hızlı ve çeviklikle hazırlamanıza izin veren bazı yazılım uygulamalarını yönetmeniz uygundur.

Bu yeterliliklerin özgüllüğü, çalıştıkları alanda gerekli olan iş türüne bağlı olacaktır.

Sekreter patronunun iletişim veritabanını ve yazılı yazışmaların yanı sıra, toplantı tutanaklarını ve ofisteki diğer ilgili belgeleri de yönetir.

Normalde önemli toplantılarda ele alınan konuları not eden sekreterdir.

4- Hassas bilgilerin kullanımı (iç ve dış)

İyi bir sekreteri ayırt eden işlevler arasında, çalıştığınız şirketin veya kurumun çalışması için son derece önemli olan tüm bilgileri doğru ve verimli bir şekilde ele alın.

Örneğin, herhangi bir zamanda devlet örnekleri tarafından talep edilebilecek yasal belgelerin kontrolüne sahip olmalısınız.

Ayrıca, çevre veya şirketle ilgili herhangi bir oyuncu hakkında bilgilere de erişebilirsiniz. Bu bilgiler gizli, verimli ve zamanında yönetilmelidir.

5- Büro organizasyonu

Sekreter ofis teçhizatını ve mobilyalarını çalıştırmalı ve çalıştırmalıdır: telefonlar, fotokopi makineleri, yazıcılar, projektörler, mobilyalar, dosya dolapları, diğerleri.

Malzeme ve ofis ekipmanlarının envanterini kontrol eden kişidir. Ayrıca fiziksel ve elektronik dosya sistemlerini de düzenli tutar, böylece gerektiğinde bilgi hazır olur.

Sekreter temiz ve düzenli bir çalışma alanına sahip olmalı, çünkü genellikle şirket dışındaki kişilerin tesislerine girerken gördükleri ilk şeylerden biri.

6- Sunumların hazırlanması

Normal olarak, bir yönetici raporlarını bilgileri özetleyen ve hiyerarşiye giren sunumlar şeklinde sunmalıdır. Bu görev için genellikle sekreterinden yardım ister.

Sekreteryada bulunan kişi, orada görünen bilgilerin patronunun paylaşmak istediği verileri doğru şekilde yansıtmasını sağlamalıdır.

Ayrıca yazım hatalarından arınmış bir sunum olduğunu ve şirketin grafik kimliğiyle tutarlı olduğunu da bilmelisiniz.

7- İdari gözetim

Aynı zamanda, çalıştığı şirketin veya kurumun mal varlıklarıyla ilgilenmek için gerekli politika ve prosedürlere uyulduğunun farkında olmak bir sekreterin sorumluluğudur.

Patronunuzun hiyerarşik seviyesine göre, sekreter bütçe işlemlerinin detayını yansıtan verilerin doğruluğunu onaylayabilir.

Bir sekreter, yönetim kontrolü ve ofis içindeki kaynakların uygun yönetimi ile ilgilenmelidir.