En Önemli 12 Hakim Ofis İşlevi

Hakim olan ofis işlevleri, bir şirketin, kuruluşun veya kurumun personeli tarafından gerçekleştirilen ve aynı şekilde çalışması için gerekli olan idari faaliyetlerdir. Etkili bir şekilde yapılırlarsa, sonuçlar yetersiz yapılmasından daha iyi olacaktır.

Bu çalışmanın normal olarak, pazartesiden cumaya, sabah 8 veya 9'da başlayan ve akşam 4 ya da 5 pm kadar süren düzenli bir programı vardır.

Büro çalışmasının büyük çoğunluğu gibi temel beceriler gerekir: akıcı sözlü iletişim, yazı yazma, dosyalama ve bilgisayar, fotokopi makinesi vb.

Üstlenilen pozisyonun veya sorumluluğun seviyesine bağlı olarak, bir kişinin teknik, üniversite veya dördüncü düzeyde bir eğitim alması gerekir.

Büroların egemen olan 10 ana işlevi

1- Planlama

Bu, örgütsel yöntem ve yapıların iş planına nasıl katkıda bulunabileceğini tanımlamaktan oluştuğundan, ilk ve en önemli görevdir.

Daha sonra bu yöntemlerin ekip üyeleri arasında dağıtılan görevlerde gerçekleşmesine yardımcı olacak teknolojik araçlar vardır, ancak yalnızca iyi planlama işin amacına katkıda bulunan her şeyin biteceğini garanti edebilir.

Genel planlama için, şirket içinde açık bir iş vizyonu ve belirli bir hiyerarşik seviye gereklidir, ancak her ekip üyesi çalışmalarını belirlenmiş hedeflere ve son teslim tarihlerine uyacak şekilde planlamalıdır.

2- Raporların transkripsiyonu ve / veya yazımı

Günlük olarak bir ofiste çalışanların zamanını meşgul eden bir görev, işlevlerini destekleyen veya ayrıntılandıran veya meslektaşlarının geri kalanı arasında ayrıntıları (arka plan, ilerleme, sonuçlar, artı ve diğerleri) açıklamaya hizmet eden raporların yazılmasıdır. belirli bir projenin eksileri, vb.)

Bu yazılar aynı zamanda gelecekteki denetimler veya incelemeler için o ofise ait olduğu kurumun faaliyetlerinin bir kaydı olarak da işlev görür.

3- Toplantılara katılmak

Mevcut proje hakkındaki fikirlerin paylaşıldığı, yeni tekliflerin sunulduğu, sunumlar, raporlar veya raporların paylaşıldığı bir çalışma ekibinin üyeleri arasındaki toplantılardır.

Normalde, herkesi ortak bir hedefe ulaşmak, her birine roller, görevler ve son teslim tarihleri ​​vermek yönünde hizalamak gibi bir hedefleri vardır. Ayrıca, görevlerin yerine getirilmesinde ortaya çıkabilecek sorunları çözmeye da hizmet ederler.

Sıklık, süre ve çok tanımlanmış dinamikleri var. Ayrıca, bunlarda tartışılanlar genellikle arşivleme için dakikalar veya dakikalar içinde kaydedilir.

4- Toplantı toplantıları

Bir toplantıda olması gereken tüm insanların gündemini belirli bir yerde ve zamanda çakışabilecek şekilde koordine etmekle ilgilidir.

Bu ezici bir iştir, bu yüzden teknolojiye güvenmek iyi bir fikir olabilir. ScheduleOnce gibi toplantıların otomatik olarak planlanmasına izin veren, konukların mevcut tarihleri ​​görmelerini ve kendileri için uygun bir program seçmelerini sağlayan uygulamalar vardır.

5- Kurumsal e-postayı kontrol edin

Bu biraz zaman alabilir bir görevdir. 2016 yılında yayınlanan ve binden fazla çalışanın uyguladığı bir anket çalışmasının sonucu olan bir Adobe raporu, çalışma e-postamızı kontrol ederek her hafta ortalama 20, 5 saat harcadığımızı ortaya koyuyor.

E-postaları sıralayın, okuyun ve yanıtlayın, çok yaygın bir iletişim şeklidir ve herhangi bir proje veya organizasyon işlemiyle ilgili dosya ve gösterim alışverişine olanak tanır.

Şirketler sürekli olarak e-postaları yönetmek için daha verimli yollar arasalar da, Gmail'in Akıllı Etiketleri gibi uygulamalar da vardır.

Bu görevi kolaylaştırmanın başka bir yolu standart e-posta şablonlarını veya farklı alıcılara ve farklı zamanlarda en az değişiklikle gönderilebilecek metinleri eklemektir.

6- Finans yönetimi

Bu görevde paranın, ürün ve hizmet alım satımında yaşam döngüsünü yerine getirdiği garanti edilmelidir; tüm faturaların gönderildiğini, kaydedildiğini, ödendiğini ve gönderildiğini Tabii ki, yalnızca kendilerini bu işe adadıkları ofisler var.

Bu faaliyet ayrıca, söz konusu organizasyonu ilgilendiren yasal çerçevede sorun yaşanmayacak şekilde finansal hesapların ve yasal belgelerin güncellenmesini de içerir.

7- Lojistik

Bu fonksiyon, şirketin işleriyle ilgili tüm malların depolara ve müşterilere ve depolardan taşınmasını garanti eder. Aynı zamanda, yeni ürünlerin üretimi için hammadde elde etmek için tedarikçilerle bağlantı kurmak da içerir.

Bu işlevin amacı, şirketin ticari olarak ticarileştirdiği mal veya hizmetin üretimini sürdürmek için gereken her şeye sahip olmasını sağlamaktır.

8- Dikkat çağrısı

Bir ofiste, müşteriyle, tedarikçilerle ve iş arkadaşlarıyla iletişim kurmanın bir aracı olduğu için telefona da cevap verilmesi gerekir.

Her ne kadar basit bir görev gibi görünse de, belli bir protokole ihtiyaç duyuyor, çünkü şirket dışından birinin onun imajıyla ilişkilendirdiği ses olabilir. Bu nedenle, nezaket kurallarına uymak, kurumsal bir tonu korumak, kullanılan ses seviyesini ve kullanılan kelimeleri bilmek önemlidir.

Bu işlevi yürütürken bazen göz ardı edilen bir başka önemli gerçek, telefonun diğer tarafındaki kişinin mümkün olduğunca fazla veri yazmaktır; Bu, şirketin iletişim veritabanını besler ve telefon görüşmesi sırasında tartışılan konuyu doğru şekilde izlemenizi sağlar.

9- Arşivlerin organizasyonu

Bir ofiste yürütülen görevlerin çoğu bir belge oluşturur: faturalar, notlar, dakikalar, dakikalar, satış raporları vb.

Dijital ya da kağıt üzerinde, birisinin iş için önem derecesine göre kataloglama, arşivleme ve korumadan sorumlu olmasını gerektiren bir miktar bilgidir.

Kesin olarak, bu son nokta, bilginin korunmasına ilişkin olarak, birçok kurum için baş ağrısı haline gelen bir konudur, böylece bilgi arşivleme ve aktarımında güvenlik sağlayan daha fazla araç, protokol ve prosedür ortaya çıkmaktadır. bir kuruluştaki hassas veriler.

Bazı durumlarda harici sabit sürücüler kullanılır, bazılarında ise bu vakalar veya Microsoft OneDrive, Google Drive veya Apple iCloud gibi "bulut" içindeki depolama platformları için özel sunucular bulunur.

10- Şirket postalarının dağıtılması

Çok yüksek bir akademik eğitim gerektirmemesine rağmen, iyi bir organizasyon, sorumluluk ve aciliyet duygusu gerektiren bir görev ofis içindeki yazışmaların dağılımıdır.

Bazı tasarımların taslakları, bankanın gönderdiği kredi kartı, bir tedarikçinin faturaları veya bir kamu kurumunun cevap mektubu, herhangi bir çalışanın bekleyebileceği ve pek çok başka sürecin dayanabileceği belgelerden bazılarıdır. Şirketin

11- Müşteri servisi

Bu işlev, müşterilere, şirketin sunduğu ürünler veya hizmetler hakkında soru veya şikayetler konusunda fiziksel olarak yardımcı olmaktır.

12- Belgelerin basılması ve kopyalanması

Fiziksel olarak saklanması gereken belgelerin basılması veya iki nüsha halinde saklanması veya şirket çalışanlarına teslim edilmesi gerekenlerin kopyalarının çıkarılmasından ibarettir.