Bir Şirket Prosedürlerinin El Kitabı: Neleri Sunar, Nasıl Hazırlanır?

Bir şirketin prosedürler kılavuzu, bir işin nasıl tamamlanacağına veya işyerinde ortaya çıktığında belirli bir durumla nasıl başa çıkılacağına dair adım adım talimatları gösteren yazılı bir belgedir. Şirketin en iyi uygulamalarını ve ana iş süreçlerinin açıklamalarını içerir.

Bu kılavuz ayrıca, işin nasıl gerçekleştirilmesi beklendiğine ilişkin yöntem ve standartları da içerir. Prosedürler el kitabının oluşturulması, şirketi büyümeye doğru yönlendirmeye, eğitimi basitleştirmeye ve ölçeklendirme yeteneğini kolaylaştırmaya olanak sağlar.

Bu kılavuz üç halkalı bir ciltçi, ağ paylaşımlı bir sürücüdeki bir klasör veya prosedür yönetimi yazılımı kullanarak çevrimiçi yayınlanan otomatik bir sürüm olabilir. Herkes prosedür kılavuzunun ne yaptığını ve birinin ihtiyaç duyduğu zaman nerede bulunabileceğini anlamalıdır.

Bir prosedür el kitabı yazmak, herhangi bir belirli süreçte yer alan adımların açıkça anlaşılmasını gerektirir. Şirket büyüdükçe yeni prosedürlere ihtiyaç duyulacak. Prosedürler kılavuzu bir prosedür kütüphanesi olarak da kabul edilebilir.

El kitabı, yeni çalışma prosedürleri için bir model olarak kullanılabilecek prosedür örneklerini barındırmaktadır. Kuruluşun tüm çalışanları şirketin politika ve prosedürleri konusunda eğitilmelidir; prosedür kılavuzuna her zaman anında erişebilmeleri gerekir.

Ne için?

İyi yazılmış bir prosedür el kitabının kullanılmasıyla, bir şirket yeni çalışanların eğitimini daha etkin bir şekilde sağlayabilir.

Eğitimin ötesinde, bir prosedür el kitabı mevcut ekip üyelerine en az kullanılan prosedürleri öğrenmek, doğru formaliteyle yapılmasını sağlamak ve kalite kontrolünü sağlamak için bir kaynak sağlar.

Çalışanlar onlardan ne beklendiğini anlamalıdır. Denetim otoritelerinin iş süreçlerini yönetmek için bir prosedür kılavuzuna ihtiyacı vardır. Standartları belgeleyerek, büyüme, kalite ve müşteri memnuniyeti için önemli olan iletilir.

İşlevsel bir alanı etkileyen politika ve prosedürler sayesinde, ön safha çalışanlar etkili ve zaman kazandıran kararlar alma yetkisine sahiptir.

Etkili prosedürler kılavuzu, bölümler arası iletişim için uygun yöntemler sunar, personelin gereksiz denetime gerek kalmadan günlük iş sorunlarını çözmek için birlikte çalışmasına olanak tanır.

Prosedürler kılavuzunun amacı, şirketin iletişim yollarını ve araçlarını yansıtmak, hizmeti gerçekleştirmek veya ürünü en düşük maliyetle ve mümkün olan en kısa sürede üretmek için farklı içerikleri düzenlemek olmalıdır.

İş tatmini ve yüksek çalışan motivasyonu sağlamanın ek yararı vardır.

Nasıl yapılır?

Bir prosedürler kılavuzu geliştirmeden önce politika, merkezi süreç ve prosedür arasındaki farkı anlamak önemlidir.

- Politika, bir kurumun liderliği tarafından formüle edilen ve uygulanan, uzun vadeli hedefler doğrultusunda faaliyetlerini yönlendirmek ve sınırlandırmak için kullanılan temel ilkeler ve bunlarla ilgili kılavuzlar bütünüdür.

- Temel süreç, girdilerin ürünlere dönüştürülmesi için her aşamada bir veya daha fazla kaynak (çalışan zamanı, enerji, makine, para) tüketen birbirine bağlı ve bağlantılı prosedürlerin dizisidir. Bu sonuçlar, bilinen bir hedefe veya nihai sonuca ulaşılıncaya kadar bir sonraki aşama için girdi görevi görür.

- Prosedür, bir görevi doğru bir şekilde belirtmek için aynı sırada yapılması gereken adımlarla (açıkça tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş noktası içeren) tanımlanmış bir faaliyetler dizisi veya sabit bir eylem sürecidir.

Merkezi süreçleri tanımlamak

Şirketin sahip olduğu tüm merkezi süreçler düşünülmelidir. Dahil etmek istediğiniz tüm işlemlerin bir özetini oluşturarak, prosedürler kılavuzunda hangi işlemlerin tanımlanacağını ve haritalanacağını tanımlayarak başlarsınız.

Her bir sürecin yerleştirilmemesi mümkün olsa da, en temel ve önemli olanları oluşturmak önemlidir. Örneğin, bir restoran, belirli bir yemeğin nasıl yapıldığına ilişkin merkezi süreçleri tanımlayabilir, ancak en önemlisi restoranın temizlenmesi işlemidir.

Kapsanması gereken temel işlemlerin bir listesi oluşturulmalı, böylece her biri haritaya konduktan sonra prosedürler kılavuzuna dahil edilebilir. Program, el kitabını yazmaya başladığınızda hiçbir görevden ayrılmadığınızdan emin olmak için bir rehber görevi görür.

Bir giriş yaz

El kitabında neyin dahil edildiğine, el kitabını kullanacak kişilere doğrudan hitap eden, el kitabını kullanırken okuyucunun neler bekleyebileceğini ve el kitabını kullanmanın en iyi yolunu (örneğin, "baştan sona okuyun") içeren kısa bir açıklama ekleyin. son »veya« gerektiğinde prosedürleri aramak için referans olarak kullanın »).

Her işlem için bir akış şeması oluşturun

Her işlem, onu tamamlamak için gerekli olan adımlar veya görevlerle tanımlanır. Bir adım atlanırsa, bir siparişi kaybetmek veya geciktirmek veya hatalı bir son ürüne sahip olmak anlamına gelebilir. Bir akış şeması oluşturmak iş akışını tanımlamaktadır.

Bir kılavuzu tamamlamak için bir seferde bir işlemle başlamalısınız: ilk şema işlemiyle başlayın. İşlemi tamamlamak için gerekli adımlar açıklanır, ardından detaylar iade edilir ve her adım için yazılır.

Her adımın net ve kısa olduğundan emin olmalısınız. Her adımda herkesin talimatları izleyebilmesi için yeterli ayrıntı sağlanmalıdır.

Örneğin, satış işlemi için bir prosedürün İnternetteki bir gereklilik tarafından yaratıldığını varsayalım. İlk olarak, bilgi talebinde bulunduktan sonra potansiyel müşteriyle nasıl iletişime geçildiğine dair bir akış şeması hazırlanır: telefon görüşmesi, e-posta veya kısa mesaj yoluyla.

Olası müşteriyle başlangıçta bağlantı kurulamadıysa, satış ekibinin kaç kez takip ettiği, her bir temas için özel senaryolarla hesaplanır.

Müşteri ile iletişim kurulduğunda, müşterinin ürünü satın alıp almadığına veya beklemeye karar vermesine bağlı olarak bir dizi izlemenin yanı sıra farklı bir komut dosyası atanır.

İşlemi okumak için başkasına verin

Bir iş arkadaşınızın veya tanıdığınız birisinin okuması ve yazılı talimatları izlemesi önemlidir. Tamamlayamadığınız veya anlamadığınız adımlar varsa, bu kişi değerli yorumlar sağlayabilir.

Prosedür, yorumlara dayanarak hata ayıklandı. Yönergeleri yeniden yazmanız, düzenlemeniz veya eklemeniz gerekebilir.

Kontrol listeleri ve formlar oluşturun

Herhangi bir işlem için ekip üyelerinin form veya kontrol listesini takip etmesi daha kolaydır. Bu nedenle, haritalanmış sürece dayalı olarak ayrıntılı bir şablon geliştirilmelidir.

Müşteri girdiğinde belirli bilgileri toplamanız gerekiyorsa, şablonun özlü bir şekilde sunulan tüm gerekli bilgilere sahip olduğundan emin olmalısınız.

Ekip üyelerinin, özellikle bir müşteri onların önünde otururken, prosedürün belirttiği her şeyi hatırladığı varsayılmamalıdır. Kontrol listeleri ve formlar akış şemasına ve sürecin adımlarına bir ek olarak entegre edilmelidir.

Bir prosedürler kılavuzuna entegre edin

Her işlem için bir akış çizelgesi atandıktan ve tüm destek belgesi şablonları oluşturulduktan sonra, tam bir prosedür el kitabına entegre edilir. Kılavuz bölümlere göre düzenlenmiştir.

Örneğin, prosedür kılavuzunda "Satış", "İşlemler" ve "Dağıtım" bölümleri bulunabilir. Her bölüm, genel olarak ürünlerin genel tesliminde her bir merkezi işlemin gerçekleştirildiği sıraya göre, o bölümün merkezi işlemlerine ayrılır.

"Dağıtım" bölümünde, "Siparişin alınması", "Teslimatın paketlenmesi", "Nakliye" ve "Takip" gibi çeşitli ana işlemlere sahip olabilirsiniz.

Prosedür kılavuzu bir içindekiler tablosu ile düzenlenmiştir ve her prosedür açık bir başlık başlığı ile açıkça listelenmiştir.

El kitabının adı, bir içindekiler tablosu, giriş ve içindekiler sırasındaki işlemleri içeren bir kapak içerir.

Ekip üyelerinin departmanlarındaki ilgili prosedürleri bulmalarına yardımcı olmak için kılavuzu kolayca gözden geçirmeleri için bile sekmeler yerleştirilebilir.

Sonunda kopyalar hazırlandı ve dağıtıldı. Sürekli geri bildirim teşvik edilmeli ve gerektiğinde kılavuz güncellenmelidir. Politikaları ve prosedürleri kullanarak, her bir işlevsel konum için belirlenmiş bir alanda bir el kitabı bulunmalıdır.