Bir Otel Organizasyon Şeması Nasıl? (ve İşlevleri)

Bir otelin organizasyon şeması, bir otelin iş süreçlerini, misyonunu, vizyonunu ve değerlerini yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu işleri temsil eder.

Küçük, orta veya büyük her otel, günlük işlemlerini gerçekleştirmek için organizasyonel bir yapıya ihtiyaç duyar. Görevlerin bölünmesine yardımcı olmak, her bölüm için iş belirlemek ve bölümler arasında ve bölümlerin yetkilerini vermek için kullanılır.

Yukarıdaki organizasyon şeması 5 yıldızlı bir otelin karakteristiğidir, ancak 4 yıldızlı bir otel aynı sayıda daireye sahip olabilir. Yıldız sayısı, bölümlerin sayısına bağımsız olarak inebilir veya yükselebilir.

Örneğin, otel "NY King" bütün daireleri tutabilir ve 4 ila 5 yıldız arasında yükselebilir. Ya da tam tersi; 5 ila 4 yıldız arasında inerler ve tüm bölümleri korurlar.

Dairelerin sayısı otel tarafından sunulan hizmetlere bağlı olarak değişecektir. Belki de lüks bir otel -5 yıldızlı- müşteriler, spor salonu, yüzme havuzu, tenis kortları, SPA, disko için turistik hizmetler sunmaktadır. bölümler.

Bir oteldeki en yaygın üst sıralar şunlardır: yönetici, pazarlama direktörü, muhasebe direktörü, personel direktörü, mühendislik direktörü, satın alma direktörü, oda yöneticisi ve restoran yöneticisi.

Bu konumlardan, otelin ana işlevini yerine getirmek için aşağı fakat daha az önemli olmayan diğerleri üretilir; Her otelin yıldız sayısına bağlı olarak, mümkün olan en yüksek kaliteyi veren konukları ağırlayabilir.

Otel organizasyonundan kim sorumludur?

Normalde, bir şirketteki organizasyon şemasının yöneticisi İnsan Kaynakları direktörüdür.

Organizasyon şemasına ek olarak, “iş tanımında” iyi tanımlanmış iş pozisyonlarına sahip olmanız gerekecektir, böylece her çalışanın işlevleri iyi tanımlanır. Bu, yeni çalışanların işe alınması ve her çalışanın ne yapacağını bilmesi için gerekli olacaktır.

Öte yandan, dış kaynaklı İK işlevine sahip oteller, özellikle otel zincirlerinin bir parçası olmayan daha küçük oteller bulunmaktadır.

Oteldeki ortak işler ve işlevleri

1- Genel Müdür / Otel Müdürü

En büyük sorumluluğun konumu:

• Diğer tüm bölüm alanlarının en iyi şekilde çalıştığını doğrulamak, otelin idare, kontrol ve geliştirilmesinden sorumludur.
• Şirketin politikalarını ve yerine getirilmesi gereken hedefleri tanımlar.
• Her departmanın, mükemmel hizmet kalitesi sağlayan, belirlenen hedeflere uyduğunu doğrulayın.
• Otelin düzgün işleyişi için gerekli tüm unsurları insan kaynakları, pazarlama, güvenlik, kalite ve koordinasyon yönetimini yönetir.

2- Satış müdürü

Diğer ana departmanları tamamlamanın yanı sıra, ana işlevi satış ve reklamcılıkla uğraşmaktır:

• Müşteri bulmak
• Şirkete sunmak.
• Hizmetleri sunun.
• Müşterileri ile yakın fırsatları.
• Reklam stratejileri geliştirin.
• Otel hizmetlerini tanıtın.
• Potansiyel müşterileri arayın.
• Satış sonuçlarını muhasebe ve finans departmanına bildirin.

Satış Asistanı

Bu pozisyonun temel amacı, üst düzey yönetici ve / veya satış müdürünün çalışmalarını desteklemek, idari sırada gerekli işlemleri yapmak için fatura toplamanın yanı sıra, yapılan satışları kontrol etmek, sınıflandırmak ve sıralamaktır.

Oda departmanı, bu amaçla rezervasyon taleplerini ve müşteri hizmetlerini yakalamaktan, aynı çek ve ödemeleri kontrol etmekten sorumlu olan kişidir.

Ayrıca, odaların temiz olduğunu ve resepsiyon görevlileri ve temizlikçilerle yakın işbirliği içinde çalıştığını denetlemelisiniz.

Odaların uygunluğunu belirleme ve rezervasyonları kabul etme ve onaylama görevine sahiptirler.

Gözetmen veya rezervasyon müdürü, bölümün iyi performansını yönlendirmekle sorumludur ve rezervasyon acenteleri gelen tüm farklı yollarla (iletişim, grup rezervasyonları, çevrimiçi, turlar, operatörler, vb.) ilgili depozitolardan gelen parayı yönetin ve yapılan rezervasyonları garanti edin.

Satış Sorumlusu

En önemli işlerden biri çünkü ne yapılması gerektiğini söylemesi gereken bir satış elemanı portföyünden sorumlu.

Çalışanlarının her birinin yaptıklarından sorumludur, tüm hesapların hareketini bilmeli ve onlarla ilgili herhangi bir sorun varsa onun sorumluluğunu almalıdır.

Hesap beyanlarının detaylı bir indeksini sağlamalı, şirketiniz için önemli hesaplar elde etmek için inisiyatif almalısınız.

Şirketin başarısı veya başarısızlığı onlara bağlı, aşırı derecede bağlılık ve sorumluluk gerektiren çok karmaşık bir pozisyon.

3- Servis yöneticisi

Servis departmanını denetlemekten sorumludur:

• Maliyetleri kontrol et
• Sadık bir müşteri edinin
• Çalışanlar arasında iyi ilişkiler geliştirin.
• Tüm müşterilerin hizmetlerinin şüphe ve kaygılarını çözün.
• Satış hedeflerini yerine getirmek
• Etik standartları yerine getirerek örnek olun.
• Yüksek seviyede bir kalitenin sunulmasını ve işletmenin karlı olmasını sağlamak.

İdare ve finans

Bu önemli bir durumdur çünkü idari konular üzerinde kontrolünüz vardır, sorunların nasıl dağıtılacağı konusunda Genel Müdür'le aynı fikirde olmanız ve sizi ilgili farklı aşamalar ve olaylar hakkında bilgilendirmeniz gerekir.

Şirket müdürlükleri ve birimleri ile birlikte finansal kaynakları, bütçeleri, giderleri, giderleri ve yatırımları yönetmelisiniz.

Finansal kaynakların yönetimini denetler, hükümet tarafından düzenlenen güvenleri koordine eder, personel yönetimi ile ilgili süreçleri denetler.

Kurumun maddi, yasal ve genel hizmetlerinin tedarikini ve satın alınmasını tescil ettirir ve sürdürür.

İş stratejileri

Adından da anlaşılacağı gibi, yeni pazarlara katılmak ve şirketin güçlerini güçlendirmek için stratejiler ve planlar oluşturmaktan ve aynı zamanda dernek veya kuruluşun her bir üyesinin deneyim ve bilgisini geliştirmekten sorumludur.

Başlıca işlevi, şirketin satış faaliyetleri, pazarlama yönetimi, tanıtım ve dağıtım, satış planlaması, farklı dağıtımların düzenlenmesi üzerindeki doğrudan sorumluluğa odaklanmıştır.

Ürünlere ve alanlara göre satışlarla ilgili hedefleri atayın, şirketin başarısını geliştirmek için stratejik planlar oluşturun, müşterileri ve tanıtımları daha uygun olabilecek yerleri inceleyin.

Sorumlu personelin satış ruhunu teşvik eden bir ekip çalışması ortamını teşvik eder.

Müşteri sorunlarının ve şikayetlerinin olası nedenlerini analiz edin.

Fiyat ve satış koşullarını belirlemek için tasarım politikaları.

Bölümünüzdeki kişilerin eğitim sürecini arttırmak için planlar oluşturun.

Hizmet kalitesi bakımından farklı prosedürlerin ve iyileştirmelerin alınması, filtrelenmesi ve dağıtılmasından sorumludur.

Muhasebeci ve muhasebe

Mali ve muhasebe işlemlerini analiz ve kontrol etmekten sorumlu bölüm.

Ayrıca yıllık bütçelerin hazırlanması, gelir tahminleri, finansal tablolar, finansal durum hakkında raporların oluşturulması, denetçinin ofisi tarafından denetlenmesi vb.

alışveriş

Şirketteki işlerin doğru bir şekilde geliştirilmesi için çok önemli bir pozisyondur, çünkü tedarik zincirinden sorumludurlar ve kurumun etkin bir şekilde çalışması için gerekli tüm malları satın alırlar.

Şirketin kendi ürünlerinin üretimi için yeniden satılması ve / veya hammadde olarak kullanılması için satın alımlar yapılabilir.

Bu pozisyon aynı zamanda nakliye veya pazarlama ile ilgili hizmetlerin satın alınmasını da içerir.

Kuruluşun yönetimi için bilgi kullanımından ve bilgisayar sistemlerinin kullanımından sorumludurlar.

Bilgisayar bilimi ve teknolojisi ile ilgili tüm faaliyetleri çalıştıkları şirkette planlar ve yönlendirir.

Önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için planların tasarımı için iş hedeflerini belirleyin.

4- Müdür Yardımcısı

İkincisi olmadığında yöneticinin tüm görevlerini yerine getirmekten sorumludur.

Genel olarak, önce yöneticiye danışmadan önemli kararlar vermez, ancak otelin normal gelişiminde ortaya çıkabilecek rutin ve genel konularda karar vermiştir.

Bu kadar önemli bir konumu üstlenmek, tüm işlevleri, personeli, görevlerini, değişimlerini vb. Bilmek için gerekli tüm bilgi ve bilgilerle eğitilmelidir.

Ek olarak, yasal düzenlemeler bilgisi, yasalarla başını belaya sokmamak için kaçırılamayacak bir şeydir.

İşlerin beklentilere göre gitmemesi durumunda hızlıca çözmeniz ve her şey için B planına sahip olmanız gerekir.

Çeyrek bölüm yöneticisi

İşiniz, bölgenizle ilgili işletme politikalarının her birinin yerine getirilmesini planlamak, denetlemek ve kontrol etmektir:

• Grupların ve sözleşmelerin işleyişini planlayın ve denetleyin.
• Aylık istatistikleri analiz edin.
• Bölgenizdeki hizmetlerin sunulması için standartlar ve normlar belirleyin.
• Bölgenizle ilgili şikayetler alın.
• Bakım başkanı ile işlerinin uygun performansını koordine eder.

Resepsiyon başkanı

Kabul departmanının görevlerini düzenleyin ve kontrol edin:

• Sorumlu personelin programını hazırlar.
• Şikayetleri yönetin.
• Gerekirse diğer bölümlerle iletişim kurar.
• Müşteriyle ilgilenir ve şüpheleri veya endişeleri çözer.
• Müşteriyle temastan sorumlu olan asıl kişidir.

idareci

Bu bölüm, otel genelinde en fazla çalışan sayısına sahiptir ve temel olarak tüm tesisin temizliğinden sorumludur: hem otelin ortak alanları, hem de koridorlar, ofisler, odalar vb.

Bu pozisyon son derece önemlidir, çünkü temizlik bir otelin sunum mektubudur, bunun için başarı veya başarısızlığa bağlıdır.

Eğitim almalı, çalışanlar arkadaş canlısı olmalı ve misafirlere sıcaklık iletmelidir.

Yiyecek ve içecek müdürü

Daha önce otel tarafından belirlenmiş tarifleri ve standartları takip ederek, otelin mutfak alanında hazırlanan yemek ve içeceklerin hazırlanmasını ve dekorasyonunu denetlemekten sorumludur.

Diğer çalışanların işlevlerinin doğru bir şekilde geliştirilmesini sağlamak, malzemelerin iyi kullanımı, malzeme israfından kaçınmak, menüyü hazırlamak, tatlı alanını denetlemek, likörler, genel envanter vb.

Gerekli satın alımları yapmalı ve depoları kontrol etmelidir.

Sizin sorumluluğunuzda olan tüm personelin kontrolünü elinizde tutun.

Halka ilgi kaptanı

Restoran veya kafeterya tarafından sunulan hizmetlerin doğru bir şekilde işletilmesinden sorumludur.

• Müşteriyi al.
• Onu masaya eşlik eder.
• Öneri al
• Lokantayı ateşle.
• Herkesin işini yaptığını kontrol et.
• Malzemeleri kontrol et.
• Gerekirse garsonlara yardımcı olun.

Personeli kontrol etmek, menü oluşturmak, hammaddelerin ve diğer malların rasyonel kullanımını izlemekten, bulaşıkların çıktısını ve kalitesini kontrol etmekten, diğer çalışanların çalışma programlarını kendileri gözetiminde belirlemekten sorumludur.

Genel Hizmetler Müdürü

Makine ve ekipmanın bakımı ve önlenmesi için yıllık bir program geliştirmekten sorumludur.

Mülkün mimari koşullarını korumak ve geliştirmek için gerekli tüm önlemleri alın.

Temel hizmetlerin yönetimi, onu entegre eden alanları desteklemek, mülk ve sakinlerinin güvenliğini korumak, güvenlik ve hijyen komisyonunu işletmek.

Bakım Müdürü

• Üretimin kesintiye uğramaması için rekor sürede ortaya çıkan tüm sorunları çözmesi gerekir.
• Sorumlu personeliniz için bakım iş emirlerini organize etmeli ve koordine etmelisiniz.
• Bakım işlerini yapmak için gerekli malzemelerin teslimini ve alınmasını koordine eder.
• Yapılan işin sırasını ve kalitesini doğrulayın.
• Depoda depolanan malzemelerin kaldırılmasına izin verin.
• Gerekirse, tesislerde mevcut olan ekipman, malzeme ve araçlarla ilgili eğitim verin.

Güvenlik sorumlusu

Mesleki risklerin önlenmesinden sorumludur.

• Olası risk durumlarını analiz edin.
• Ayrıntılı güvenlik planları.
• Takımı kontrol et.
• Sistemleri denetler.
• Müşterilerin ve çalışanların güvenliğini sağlar.
• Yapılan her şey ve olanlar hakkında raporlar hazırlar.
• Park kontrolü

Bahçe başkanı

Bahçe ve bakımı ile ilgili her şeyden sorumlu.

İdari yönetici

Görevi, şirketin idari yönetimini planlamak ve yönlendirmektir.

• Tedarikçilerle ilişkileri yönetin.
• Personelin disiplin kontrolü.
• Üretim stratejileri vb. Oluşturun.

İnsan kaynakları sorumlusu

İnsan kaynaklarının kontrolü ile ilgili her şeyden sorumludur ve Genel Müdür ve diğer yöneticilerle doğrudan temas halinde çalışır.

• Uygun bir çalışma ortamı sağlamalısınız.
• İK alt sistemlerini düzenleyin
• Çalışanlar arasındaki çatışmalara aracılık edin.
• Çalışan-şirket ilişkilerinin refahını sağlamak.

Depo sorumlusu

Tüm malzemelerin, ekipmanların, ürünlerin, aletlerin ve genel olarak şirkete ait tüm mülklerin giriş ve çıkışlarını kontrol eder.

Ayrıca doğru ve etkili kontrol için denetimler ve envanterler gerçekleştirir.

Muhasebe yardımcısı

Görevleri, bulabileceğimiz birçok işlevden bazıları: muhasebe görevleriyle ilgilidir:

• Stok yönetimi
• Hizmetlerin ödenmesi.
• Vergi beyannameleri.

İdari asistan

Başlıca işlevleri:

• Yazışmaları işleyin, belgeleri alın, aramaları yanıtlayın, ziyaret edin, belgeleri arşivleyin, dosyaları işleyin, gündemi güncel tutun, vb.

Başka bir şema: